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Seja produtivo usando seu próprio método | 23 dias para um homem melhor #15

Pare de sofrer tentando se adaptar e ser mais produtivo. Use seu próprio método.

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Ser produtivo é a moda do momento. Qualquer pessoa que parar na rua tem uma fórmula mágica para que você seja mais produtivo. Seja uma dica leve, um aplicativo novo, um livro escrito por algum japonês que trabalhou numa fábrica de automóveis, todo mundo conhece algum sistema que vai ajudar você a produzir cada vez mais.

Será mesmo?

Sistemas de produtividade são criados a partir de padrões gerais e buscam englobar o máximo de pessoas o possível, sem considerar as particularidades que cada um de nós inevitavelmente possuímos. É nesse ponto que a maioria deles falha: quando uma mãe solteira com três filhos pequenos, que trabalha numa empresa e estuda a noite tenta se adaptar a um método criado por um jovem de 25 anos, solteiro e recém formado. São duas realidades muito diferentes e que não conversam muito bem.

Para, de fato, sermos mais produtivos, precisamos entender alguns princípios básicos utilizados nas metodologias de produtividade, mas sem nos prender aos sistemas em si.

Se importe com o objetivo

Praticamente todo nosso esforço tem relação com algo maior, um objetivo que necessita que alguns passos sejam tomados antes. No trabalho, uma tarefa é apenas parte de um projeto maior. Ir para academia um dia, é um pequeno elemento no objetivo de ter mais saúde ou construir um corpo mais bonito. A mesma analogia se aplica a praticamente tudo, já que pouquíssimas tarefas existem de forma isoladas.

Olhar para frente e encontrar um objetivo que nos representa algo é de grande importância para que aquela tarefa seja executada. É o que vai nos fazer ter forças para acordar de madrugada, fechar o Facebook por vontade própria ou recusar aquela saída sexta à noite. Quando você não se importa com produto final é que os problemas começam a surgir. Deixar para última hora se torna comum, passos acabam sendo esquecidos, sua mente nunca está na atividade quando você está executando, causando erros e retrabalho

Numa entrevista recente com Arnold Schwarzenegger, ele foi questionado sobre o tamanho da disciplina necessária para conquistar campeonatos como Mr. Universo e Mr. Olympia. Arnold não passou nenhuma formula mágica, mas disse: “Eu sabia o quanto eu queria aquilo, e nunca precisei de esforço para ir treinar. Eu só conseguia pensar que ‘amanhã eu vou fazer abdominais, amanhã eu vou levantar peso, mal posso esperar.’”

Por outro lado, se você achar que não tem jeito de se importar, mas mesmo assim, a tarefa precisa ser feita, sempre existe o caminho da disciplina.

Você só consegue fazer um número limitado de coisas

Uma das atitudes que mais prejudica a produtividade é tentar abraçar o mundo.

É fácil nos empolgarmos com algo novo, abraçando um projeto e criando uma lista de tarefas interminável, de tal forma que não precisa de um especialista para saber que não será possível completar tudo.

Às vezes, ficamos de um jeito que, mesmo que consigamos manter o pique por um determinado tempo, ao menor problema em nossa rotina tudo vai por água abaixo. Tarefas se atropelando, compromissos não cumpridos e aí vem a sensação de impotência, eliminando qualquer motivação e atrapalhando todo o resto das atividades.

Ser criterioso com os projetos e aceitar somente as tarefas que realmente precisam ser feitas é um elemento chave para não se atrapalhar.

É interessante reavaliar quais projetos estão apenas consumindo tempo e esforço e quais realmente trazem um retorno compensatório. É o tipo de hábito que é bom de se cultivar.

Crie gatilhos

Sempre falamos sobre a necessidade de começar devagar, ir acostumando com as mudanças, criando rotinas e diminuindo a energia gasta para executar uma tarefa. O que raramente aprendemos, é que podemos criar pequenos gatilhos mentais que facilitam o engajamento em uma nova tarefa.

É como a teoria do cachorro de Pavlov, sempre ouvindo uma campainha quando recebe comida. Depois de um tempo o cachorro começa a salivar apenas de ouvir o sino. O cérebro fez o trabalho de combinar os dois sinais.

Digamos que você tem dificuldades de ir para academia de manhã. Seu gatilho será trocar de roupa e calçar os tênis. Não importa se você vai ou não para academia. Simplesmente acostume-se a executar a primeira parte. A tarefa se torna mais simples, afinal, trocar de roupa e calçar um tênis apresenta bem menos barreiras do que a memória mental de ir até a academia, treinar, correr, tomar banho no banheiro com chão molhado e tudo mais. Seu foco se torna a execução do gatilho, o resto segue na sequência com bem menos esforço.

Esses mecanismos podem ser até mais simples, como a ordem que executa uma tarefa, um som, música ou imagem (por que você acha que o seu celular faz tantos sons e tem tantos avisos e notificações?).

Para não esquecer de ler e responder seus emails, associe ele com o ato de tomar um café pela manhã. Escolha uma música para estudar e sempre use a mesma, ou até mesmo, organize sua rotina para que tarefas mais fáceis sirvam de porta de entrada para tarefas mais longas.

Seja monotarefa

Você está com o word, email, programa da empresa, Facebook, tudo aberto ao mesmo tempo no computador. Digita duas frases, olha o Facebook, responde um amigo, vê a notificação de email no celular, lê, volta para o texto. Tudo isso parece que não afeta sua produtividade em nada, mas na verdade é um dos maiores vilões modernos. A verdade, ao contrário do senso comum, é que somos incrivelmente ruins em alternar atividades.

Sempre que alternamos uma atividade com, por exemplo, a janela do Facebook, nosso cérebro precisa de um tempo para se adaptar novamente ao trabalho. Esse custo de troca é menor em algumas pessoas e maior em outras, mas é responsável por uma perda de produtividade de até 40%.

É interessante salientar que as distrações nem precisam ser tão grandes como conversar com outra pessoa num chat. Atender telefone, responder perguntas de colegas de trabalho, campainha de mensagem do celular e outras formas de distrações também nos causam uma mudança de foco e cobram seu preço.

Algumas tarefas podem sobreviver com esse custo de troca, outras no entanto, acabam perdendo qualidade e se prolongando mais do que deveriam. Cortar distrações quando precisa concluir uma lista de atividades é uma das melhores formas de não deixar nada para trás.

Teste e refine seu método de produtividade por 10 dias

Os princípios apresentados são básicos, mas servem como guia no desenvolvimento do seu próprio método de produtividade. Sugiro abaixo um exercício simples para que consiga desfrutar das informações apresentadas.


1. Liste suas tarefas normais e escreva ao lado qual o objetivo final de cada uma delas. Entenda o que cada objetivo desses representa para você e, se não representar nada, pense numa forma de se desfazer desse fardo.

2. Na mesma lista, tente identificar o que realmente precisa ser feito, lembrando que se manter ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Entenda o que é conflitante, o que pode ser deixado de lado e o que não representa prioridade na sua vida. É um exercício difícil, mas que deve ser feito regularmente.

3. Crie um ritual diário para facilitar as conexões, uma linha reproduzível de ações que você consegue executar sempre, e que sirva como gatilho para entrar nas atividades do dia. Um que eu uso é tirar o relógio. Quando vou começar a escrever, tiro o relógio e boto na mesa. Hoje esse simples gatilho me ajuda a entrar no espírito que preciso para escrever.

4. Organize um ambiente livre de distrações para executar suas tarefas. Algumas profissões trazem mais dificuldade para isso, outras nem tanto. Utilizar uma sala de reuniões vazia na empresa, um fone de ouvidos grande, ir para um café e não pedir a senha da wifi, tudo isso são exemplos de ações que podem ser tomadas para evitar ruídos e interrupções. Não significa se tornar antissocial, mas saber quando se isolar para agilizar o que precisa ser feito.

A nossa prática será escolher uma dica (a que mais se adapta à sua realidade) e aplicá-la por dez dias. Caso perceba que ela não funciona, mude e vá testando as outras, adaptando-as, até chegar ao seu próprio método de produtividade.

* * *

Nota: esse texto faz parte da coleção "23 dias para um homem melhor". Você pode ver a lista com todos os artigos já publicados aqui.

Índice de todos os 23 artigos do projeto:

  1. 23 dias para um homem melhor
  2. Aprenda a parar e cultive mais lucidez
  3. Aprenda a falar e ouvir
  4. Faça um check-up de cuidados pessoais
  5. Substitua um hábito alimentar ruim por um bom
  6. Gaste dinheiro com alguém que não seja você
  7. Transforme seu local de trabalho em um espaço de treinamento
  8. Faça trabalhos manuais
  9. Cultive relações de parceria
  10. Use a moda e o estilo como um recurso
  11. Crie experiências coletivas
  12. Faça um planejamento financeiro que realmente funcione
  13. Seja uma pessoa fácil de se trabalhar em parceria
  14. Use o corpo para se expressar
  15. Seja produtivo usando seu próprio método
  16. Faça check-ups e exames regulares – não deixe para ir ao médico quando estiver morrendo
  17. Aprenda a diferença entre amor romântico e amor genuíno
  18. Amplie seu mundo por meio da cultura
  19. Monte um guarda-roupa básico e matador
  20. Cultive mais autocompaixão, ao invés de mais autoestima
  21. Lembre-se que as relações sempre seguem
  22. Cultive disciplina
  23. Faça uma reserva financeira de emergência

publicado em 13 de Fevereiro de 2015, 16:13
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Alberto Brandão

É analista de sistemas, estudante de física e escritor colunista do Papo de Homem. Escreve sobre tudo o que acha interessante no Mnenyie, e também produz uma newsletter semanal, a Caos (Con)textual, com textos exclusivos e curadoria de conteúdo. Ficaria honrado em ser seu amigo no Facebook e conversar com você por email.


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