Como trabalhar 40 horas em apenas 16,7

Eu costumava trabalhar muito —  60, 80, às vezes até 100 horas por semana. Permitia que o trabalho fosse grande parte do que me definia. Ostentava essas horas loucas como se fossem um distintivo de honra … Adorava dizer para as pessoas o quanto eu era “ocupado”… e quanto eu ainda “tinha que fazer”.

Soa familiar?

Olhando em retrospecto, percebi que usava o trabalho na tentativa de preencher um vazio interior. O problema é que esse vazio estava mais para buraco negro. Não importa quantas horas de trabalho eu fizesse, elas nunca preenchiam esse vazio. No fim das contas, deixavam-me pior do que estava.

Um dia eu cheguei a meu limite. Verdade seja dita, eu passei bem de meu limite. Então parei e reavaliei a vida, tentando descobrir o que era importante, e o que não era. Percebi que embora o trabalho fosse crucial, porque eu quero me sentir produtivo, tratava-se de apenas mais uma coisa importante entre tantas outras… e nem era a mais importante. Mais do que isso, percebi que trabalhar em coisas que eu não gostava era contraproducente para meu bem-estar.

Então decidi fazer uma grande mudança…

Buscando um caminho

Já que o trabalho me é importante, eu tinha que descobrir como trabalhar de forma mais inteligente, não apenas me aplicar mais. Eu precisava aperfeiçoar o processo de trabalho, fazer mais em menos tempo.

É claro, eu também precisava encontrar trabalho que eu fosse capaz de apreciar, que me fosse significativo, em vez de apenas trabalhar em algo que me drena a energia. Assim eu teria mais tempo para me aperfeiçoar, partilhar da companhia de amigos e família, e realmente ser saudável em todos os níveis – corpo, mente e alma.

Adoro ler. Gosto especialmente de ler coisas que me ajudam a me aperfeiçoar. A mudança na qual embarquei me deu uma desculpa perfeita para ler um bocado! Li todos os livros que pude encontrar sobre como trabalhar de forma mais inteligente. Li também muitos posts de blog sobre o tópico. Além disso conversei muito sobre o assunto.

Então separei as coisas que me faziam mais sentido e as coloquei em prática. Algumas foram desastres completos. Outras funcionaram parcialmente, mas obviamente não eram para mim.

Percebi que, entre as várias diferentes soluções, cada uma delas guardava uma peça de um quebra-cabeça. Separei as peças que funcionavam para mim, e as combinei num sistema próprio. Lentamente, mas com segurança, desenvolvi uma fórmula que mudaria para sempre meu jeito de trabalhar.

Chegamos ao Pomodoro

Ao longo dos anos acabei ouvindo a respeito de um sistema de gerenciamento de tempo chamado de Técnica Pomodoro. Parecia simples demais, mas como a sabedoria popular dita, muitas vezes as coisas mais simples funcionam melhor.

Li o artigo de 2006 escrito por seu criador, Francesco Cirilio, que não só explicava a técnica, mas a psicologia por trás do método. Esse sistema revolucionário de gerenciamento do tempo é algo enganadoramente simples de se aprender, mas quando aplicado corretamente muda nossa vida. A Técnica Pomodoro  pode ser explicada em quatro princípios básicos.

1. Trabalhe com o tempo, e não contra o tempo: muita gente vive como se o tempo fosse o inimigo. Corremos contra o relógio para terminar tarefas e cumprir prazos. A Técnica Pomodoro nos ensina a trabalhar com o tempo, em vez de lutar com ele.

2. Elimine o burnout: Fazer intervalos pequenos enquanto se trabalha evita a sensação de “motor queimando” que se sente quando passamos de nossos limites. Se você se atém ao sistema, é impossível trabalhar mais do que o seu limite.

3. Gerencie as distrações: Telefonemas, e-mails, mensagens de Facebook, ou lembrar que você precisa trocar o óleo do carro – as distrações nos bombardeiam o tempo todo. A Técnica Pomodoro nos ajuda a registrar as distrações, e as deixar como prioridade para depois.

4. Aumente o equilíbrio entre vida e trabalho: Quase todo mundo conhece bem a culpa que advém da procrastinação. Se não temos um dia produtivo, parece que não conseguimos nem aproveitar bem o tempo livre. Como um Mestre do Pomodoro você estabelece horários efetivos e consegue realizar as atividades de alta prioridade, e assim consegue aproveitar bem o tempo livre.

“Isso tudo é ótimo”, você pode pensar, “mas o que é mesmo que se faz?”

É simples:

1) Escolha uma tarefa;

2) Ajuste um cronômetro para 25 minutos;

3) Trabalhe na tarefa até que o alarme soe, e então marque o tempo realizado;

4) Tire um intervalo de cinco minutos (você acabou de completar um Pomodoro!); e então

5) Repita os passos 1–4 mais três vezes, seguidos de um intervalo de 15 minutos.

Simples, mas…

Bom, você a essa altura deve estar pensando “Vinte e cinco minutos de trabalho? Isso não é nada! Vai ser barbada!” Mas não se afobe… tratam-se de 25 minutos de trabalho contínuo, focado, e em apenas UMA tarefa. Sem multitarefa. Sem e-mails. Sem ligações telefônicas. Sem olhar o Facebook. Nada! Nenhuma distração é permitida!

Para mim isso exigiu que eu me acostumasse com certas coisas, e precisei fazer algumas adaptações, além de usar algumas ferramentas. Eis o que usei:

1) Um timer de cozinha (ou aplicativo de celular);

2) Modo avião (a função mais importante em qualquer celular!);

3) Um lugar silencioso para trabalhar, ou um bom par de tampões para os ouvidos (ou fones de ouvido);

4) Caneta e papel (para marcar os pomodoros);

5) Cinco minutos pela manhã para planejar as tarefas do dia; e

6) 30 minutos semanais para rever a semana que passou e planejar a próxima.

Encontrando a combinação mágica

Como a maior parte das coisas na vida, aprendi com a experiência, vivenciando muita dor e frustração, mas finalmente alcançando crescimento.

De início eu achei que conseguia fazer 16 pomodoros por dia, sem problemas. Costumava trabalhar tanto que menos de sete horas de trabalho num dia pareciam muito fáceis. No primeiro dia completei 12 pomodoros. E consegui fazer muitas coisas, mas ainda assim me senti um fracasso, porque fiquei aquém da minha meta. Senti-me cansado e miserável.

Nos dias seguintes tentei diminuir minha meta. Quando funcionava, eu conseguia adiantar muito trabalho e me sentia incrivelmente produtivo. Eu sabia que havia descoberto algo que funcionava. Em outros dias, eu não fazia muito, ou muito pouco, e me sentia mal, convencido de que era o sistema mais idiota do mundo.

Um dia ignorei o sistema completamente e voltei à multitarefa. Não tinha foco, não produzia nada e me frustrei. Ignorei esses fatos e continuei fazendo as coisas do velho modo por mais alguns dias. O que descobri é que eu conseguia fazer as coisas, mas a produtividade simplesmente não se comparava com a de quando eu aplicava os pomodoros.

A sanidade voltou. Comecei a experimentar um número menor de pomodoros, começando com cinco por dia, e aos poucos chegando a oito. Minha meta era oito pomodoros por dia de trabalho, para um total de 40 por semana.

Isso funcionou (mais ou menos) mas, como dizem por aí, a vida não para. Alguns dias eu precisava fazer reuniões, ou minha filha tinha um recital na escola que eu não queria perder, e assim eu não conseguia completar oito pomodoros. Ficou claro que 40 era meu número mágico semanal, mas eu precisava ser menos rígido quanto a meu enfoque diário.

A matemática era simples: 40 pomodoros = 1,000 minutos de trabalho (mais 350 minutos de intervalos) por semana. Isso resulta numa media de 16.7 horas de trabalho por semana. É só isso!

Porém, quando eu tinha coisas demais acontecendo na vida, ou estava me sentido física ou mentalmente fora do prumo, eu não conseguia encaixar oito pomodoros. Eu ficava devendo, e tentava espremer 14 no próximo dia, o que me deixava exausto e nada feliz com a qualidade do trabalho.

Percebi que tinha que dar um tempo e repensar minha semana, prestando mais atenção ao meu humor. E focar no que era certo para mim . A Técnica Pomodoro era ótima, mas faltava algo para realmente fazê-la funcionar para mim.

A psicologia da motivação

Num mundo perfeito, eu teria oito tarefas prioritárias identificadas no começo de cada dia de trabalho. Eu as realizaria uma após a outra, da mais importante até a menos importante. Teria o mesmo entusiasmo e motivação quanto a cada uma delas, não seria interrompido, e terminaria meu dia de trabalho em menos de três horas.

Soa maravilhoso, certo? Infelizmente, não vivemos num estado de perfeição.

A realidade é que sou um ser humano, vivo num mundo cheio de outros humanos. Tenho emoções que não controlo, e muitas vezes fico cansado. Algumas tarefas simplesmente não estou a fim de fazer, mesmo que sejam importantes, e talvez até urgentes.

Para fazer isso funcionar no longo prazo, eu precisava encarar essas coisas e aprender a aceitá-las, trabalhar com elas, e não contra elas.

Meu nível de energia e minha atitude afetam meu trabalho e a quantidade dele, então eu precisava estar presente quanto a meus sentimentos, e realmente entender a mim mesmo. Ao ler um post de blog útil, descobri que perguntas como estas são especialmente úteis:

• Energia física  —  estou saudável?

• Energia emocional  —  estou feliz?

• Energia mental  —  consigo me focar?

• Energia espiritual  —  por que estou fazendo isso? Qual é meu propósito?

Estas questões me ajudaram a levar conta meu humor e minha energia ao priorizar tarefas. Como resultado, passei a não me engajar nas coisas apenas por obrigação.

Quando minha energia física está baixa, eu me ocupo da saúde e do bem-estar. Quando minha energia emocional está baixa, encontro algo que me deixe feliz, como passar algum tempo com minha mulher e minha filha.

Uma semana de trabalho de sete dias

Lembra como comecei tudo isso – trabalhando horas sem fim, fins de semana e à noite?

Quando decidi mudar, prometi para mim mesmo que nunca mais trabalharia em fins de semana, feriados, férias, ou mesmo depois das cinco da tarde. Perfeito, certo? Bem, estou feliz de relatar que quebrei todas essas promessas, e que isso na verdade é uma boa coisa.

Nos dias em que não conseguia completar oito pomodoros até as 5 da tarde, eu me sentia estressado. Sentia como se houvera fracassado. Então reconheci que minha visão da semana de trabalho estava me limitando. Por que eu havia feito tais compromissos comigo mesmo, limitando quando podia trabalhar? O fiz porque vinha da perspectiva de uma vida de trabalho vazia, de muitas horas, e sem motivação.

Fiz então a transição de apenas trabalhar… para trabalhar em coisas que me motivam. Mais do que isso, me dei liberdade de fazer coisas não ligadas ao trabalho, tais como ir ao recital de minha filha durante a semana, no que a maioria das pessoas assume sejam horas de trabalho. E assim foi mais fácil mudar minha perspectiva sobre quando eu posso ou não trabalhar.

A peça final do quebra-cabeça foi sair de uma semana de cinco dias, em que eu precisava parar as cinco da tarde, e ir para uma semana de sete dias, em que eu podia trabalhar quando fosse mais apropriado. Isso me levou das minhas autolimitadas 40-45 horas para completar meus 40 pomodoros, para 168 horas da semana em que eu podia encaixar pomodoros. Já que eu só precisava de 16,7 horas no total, isso significa que trabalho apenas 10% do meu tempo. Que diferença!

O quê?! Preciso fazer tudo em apenas 16,7 horas por semana?!

Provavelmente você está pensando, “Eu trabalho mais do que isso em dois dias, e você está tentando me dizer que é tudo que preciso trabalhar numa semana inteira?”

SIM! É exatamente isso que estou dizendo. E NÃO, você provavelmente ainda ‘trabalhará’ mais do que 16,7 horas por semana. Eu ‘trabalho’ 35-40 horas por semana, mas eu passo 20 a 25 dessas horas em telefonemas, reuniões, networking online e off-line, e em outras tarefas menos focadas. Essas coisas são importantes, mas eu não as conto como tempo de trabalho.

Eu realmente trabalho 16,7 horas por semana, e realizo mais nessas poucas horas do que nas outras 25 que trabalharia sem o método.

Mas não há como evitar. A vida não para. Enquanto houver humanos envolvidos, e especialmente se você vive numa sociedade moderna, conectada 24 horas por dia, sete dias por semana, é quase impossível ter um ambiente de trabalho perfeito. Ainda assim você pode trabalhar de forma mais inteligente, sem precisar trabalhar mais.

Está disposto a fazer isso?

Ideia para colocar em prática: comece tentando fazer um Pomodoro por dia. Vinte e cinco minutos de trabalho focado em uma única tarefa. Comece com um e depois aumente.

Quer ir além disso?

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Claro que está… e eu quero deixar isso o mais fácil possível para você.

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Nota da tradução: esse texto foi originalmente publicado no Medium do autor.