Urgente vs. importante: como fazer aquelas coisas que você sempre quis fazer

Quando Bonnie Ware, um enfermeiro de cuidado paliativo que cuida de pessoas com doenças terminais nas últimas semanas de suas vidas, perguntou quais eram os maiores arrependimentos de seus pacientes, cinco respostas surgiram diversas vezes.

• Gostaria de ter tido a coragem de viver sendo mais fiel a mim mesmo, e não de acordo com o que os outros esperavam de mim;

• Gostaria de não ter trabalhado tanto;

• Gostaria de ter tido coragem para expressar meus sentimentos;

• Gostaria de ter mantido contato com meus amigos;

• Gostaria de ter me permitido ser mais feliz;

Eu penso nessa lista bastante enquanto estou trabalhando.

Igual a maioria das pessoas, meus dias são preenchidos por tarefas urgentes, mas com frequência trivias. Emails. Reuniões. Atualizações. Telefonemas.

É como pagar um cartão com juros altos. Estou trabalhando até me acabar, mas mal consigo o mínimo para sobreviver. Quando penso em quais foram as realizações significativas que consegui em determinada semana, às vezes nem uma sequer me vem à cabeça. Como isso aconteceu?

Numa palestra em Stanford, Phil Libin, CEO da Evernote, falou exatamente sobre esse assunto, discutindo como distinguir entre o que é urgente e o que é importante em sua vida:

Tarefas urgentes são aquelas que precisam ser realizadas imediatamente.

São coisas como telefonemas, tarefas com prazos iminentes e situações que você precisa tratar rapidamente. Responder a um e-mail, quando você precisa fazê-lo, normalmente é uma tarefa urgente.

Tarefas importantes são aquelas que contribuem para missões de longo prazo e objetivos.

São coisas como aquele livro que você quer escrever, a apresentação que você gostaria de fazer para ser promovido, e a empresa que você pretende começar.

O problema é que tarefas importantes normalmente são empurradas para o lado pelas tarefas urgentes. Então se você tem um tempo limitado em seu dia, como garantir que você vai ter tempo para as tarefas importantes?

Use um matriz de decisão para decidir o que é importante

Uma maneira de descobrir o que é mais importante é usar a matriz de Eisenhower:

Desenvolvido por Dwight Eisenhower, um general condecorado do Exército dos Estados Unidos, o Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa na Segunda Guerra Mundial, presidente da Universidade Columbia, ah, e o presidente durante dois mandatos dos Estados Unidos, esse quadro simples divide as tarefas em categorias básicas:

• No canto de cima esquerdo (Importante e Urgente), você pode colocar coisas como crises, prazos finais e problemas.
• O canto de cima direto (Importante e Não urgente) consiste em coisas como relacionamentos, projetos de longo prazo e lazer.
• O canto esquerdo embaixo (Não Importante e Urgente) talvez consista em interrupções, reuniões e atividades.
• O canto direito embaixo (Não Importante e Não Urgente) talvez consista em perdas de tempo, atividades agradáveis e outras tarefas triviais.

É bem fácil eliminar o que não é nem urgente nem importante. Não são necessários muitos neurônios. Você quer passar o mínimo de tempo possível ali.

As tarefas importantes e urgentes obviamente são as primeiras coisas que você deveria abordar.

Mas e a prioridade dos outros dois quadrantes? É aí que as coisas ficam difíceis.

A maioria das pessoas se programam para fazer as tarefas urgentes primeiro — o problema é que se você está sempre fazendo as tarefas urgentes, você não tem tempo para as importantes.

Sempre estão surgindo coisas urgentes. E sempre haverá mais tarefas urgentes do que tempo para cumpri-las, não importa o quanto você se esforces

Quantas vezes você já se viu falando “[X] é bem importante, mas não tenho tempo para isso agora”?

Sempre que você diz isso, você está trocando o importante pelo urgente. Lao Tzu fala: “O tempo é algo inventado. Dizer ‘Não tenho tempo’ é o mesmo que ‘Não quero ter’”.

Ou, como Picasso coloca, “Só adie para amanhã aquilo que você está disposto a morrer sem fazer.”

Como tornar urgente tarefas importantes

A maneira mais fácil de tornar urgente uma tarefa importante é dar a ela um prazo final.

Na verdade, são os prazos que tornam urgente as tarefas urgentes: o fato de você ter que lidar com elas imediatamente. A falta de prazo com frequência também tira a importância de tarefas importantes. É o tipo de coisa que você pode enfrentar mais para frente.

Por exemplo, você precisa pagar o aluguel no fim do mês. Isso é um prazo. À medida que a data final de aproxima, a tarefa fica mais e mais urgente.

Por outro lado, seu objetivo de ficar em forma é importante, mas não é nem um pouco urgente. Você precisa ir na academia até o fim do mês? Provavelmente não.

Então a primeira coisa que você precisa fazer é ter certeza de que as tarefas importantes tenham prazos. Uma tarefa importante normalmente é uma grande quantidade de tarefas (elas com frequência são uma espécie de projeto), e para você conseguir definir um prazo você primeiro precisa quebrá-la em tarefas menores e definir prazos para estas.

Minha abordagem favorita é a do livro Fazendo as coisas acontecerem, em que David Allen pergunta:

“Qual é a próxima ação física que você precisa fazer para progredir nessa tarefa?”

É aí que você precisa definir uma data limite.

E agora que vem a parte mais importante, porque não é o suficiente só definir um prazo.

Porque você precisa de prazos sérios

A segunda característica que torna urgente as tarefas urgentes é o fato de que seus prazos são inegociáveis.

Se você não cumpre o prazo, há sérias repercussões.

Isso é óbvio no caso do aluguel, por exemplo. Primeiro, seu locatário irá ligar e gritar com você. Se você é sensível à pressão social, isso provavelmente será suficiente para fazer com que você pague o aluguel no prazo. Se não, eventualmente você será processado e despejado, o que é sério o suficiente para a maioria das pessoas.

O problema em definir prazos para tarefas importantes é que isso não significa que eles se tornam sérios automaticamente. Se eu digo que preciso ir na academia até o fim da semana, não há repercussões graves por perder o prazo.

Então como tornar seus prazos mais significativos? Aqui estão algumas maneiras:

1. Torne público

Uma forma de você levar mais a sério seus prazos é torná-los públicos. Quando você está reconhecidamente responsável por um prazo, você não pode simplesmente se enganar. O outro lado da moeda é que se você estabelece uma data publicamente, é melhor que você esteja preparado para cumpri-la. Não há nada como o stress de ter que terminar algo no prazo que você estabeleceu tão agressivamente.

2. Crie recompensas e punições

Outra maneira de levar mais a sério o seu prazo é estabelecer uma recompensa para quando você cumpri-lo e uma punição se você perdê-lo. Coloque esse sistema de recompensas e punições em prática com antecedência e se certifique que você não é a pessoa responsável por executá-lo. Por exemplo, faça uma cheque de R$ 2000 para algum partido político que você odeia, dê para um amigo e fale para ele depositar caso você não cumpra o prazo.

3. Acompanhe as outras pessoas responsáveis

Quando de trata de outras pessoas serem responsáveis por cumprir um prazo (como membros da sua equipe), é importante fazer com que elas percebam o quanto os prazos são importantes para você. Você não pode tolerar prazos perdidos. E isso significa acompanhar de verdade e ter conversas desconfortáveis quando as coisas não são entregues nas datas corretas. Se você não faz isso, as pessoas irão assumir que isso não é importante para você, e vão começar a adiar ou perder os prazos cada vez mais.

4. Estabeleça lembretes constantes para si mesmo

É muito fácil ignorar prazos se você não tem algo que te lembre disso constantemente. Tarefas urgentes normalmente já vêm com um lembrete incluso, como um amigo ou cônjuge que fica te enchendo para fazer algo. Com as tarefas importantes, você precisa estabelecer esses lembretes sozinho. Coloque post-its na sua mesa. Crie eventos na sua agenda ou timers. Cole um lembrete no espelho do banheiro. Faça o que você precisa fazer.

Isso parece muito trabalho? Bem, talvez seja a princípio. Mas fica mais fácil com o tempo, e você vai ver que será bem menos estressante.

Você sempre terá tarefas urgentes o suficiente para preencher seus dias, suas semanas, seus anos até o resto da sua vida. Mas, na verdade, você deveria estar gastando sua energia com coisas importantes, assim você não se verá com uma lista de arrependimentos com coisas que você nunca teve tempo de fazer.

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Traduções é uma série sob curadoria de Breno França publicada semanalmente às quartas-feiras.

A dessa semana foi publicada originalmente em inglês no blog do Crew e traduzido para o português por Julia Barreto.