Produtividade: tome as rédeas do seu tempo

Eu gosto de fazer coisas, muitas delas. Aprendi a tomar um cuidado extremo ao aceitar novas atividades, pois tenho o instinto de querer fazer tudo ao mesmo tempo e, quando me deparo com algo que realmente quero – ou devo – fazer, reflito bastante sobre o impacto que isso causará na minha organização.

Como abordei recentemente, muito do que fazemos pode ser filtrado se aprendermos a escolher melhor nossas atividades, aliviando bastante a carga de obrigações do nosso cotidiano. Só que existe aquele ponto onde só nos resta arregaçar as mangas e fazer o que precisa ser feito. E, mesmo com todo critério de escolha, as vezes nos atrapalhamos em organizar estas tarefas dentro do tempo disponível.

Gerenciar o tempo e a forma que aloco minhas atividades é extremamente importante para minha rotina. Eu escrevo muito. Além do PdH, tenho um site sobre Parkour, um blog pessoal e tenho feito trabalhos com escrita para outras duas outras empresas. Também mantenho uma empreendimento que me ocupa bastante com tarefas administrativas. Como trabalho em casa, ainda acabo refém das tarefas rotineiras de cozinhar, limpar e organizar, o que consome mais tempo do que parece. Sem falar no corpo e na mente, que precisam estar bem afinados para não deixar a peteca cair – o que adiciona tempo para academia, artes marciais, parkour, leitura e outras coisas que faço diariamente como manutenção pessoal.

Para ser capaz de fazer tudo isso e não falhar com ninguém, utilizo alguns truques para poupar tempo e permitir que cada tarefa seja feita da melhor forma possível.

Escreva tudo, sempre

Uma das características mais marcantes de pessoas muito ocupadas é esquecer das coisas. Não só atividades em geral, mas ideias, pensamentos ou insights que tiveram em algum momento acabam passando batido na turbulência do dia.

O que faço é ter um pequeno caderninho de bolso para anotar tudo. Nele, escrevo algumas ideias, crio listas e lembretes de coisas que surgiram inesperadamente, mas que se não forem anotadas se perdem no tempo. Não precisa ser algo rebuscado. Coloque a data no topo da página e escreva pequenas coisas que você quer lembrar depois. “Enviar email para o Jader” ou “Ideias para presente do aniversário da Patrícia” são exemplos das coisas que acabo escrevendo no meu caderninho e que otimizam muito meu tempo.

Comece pelas tarefas mais simples

Para alcançar o máximo de tarefas no dia, costumo organizar o que preciso fazer a partir do tempo estimado de cada tarefa.

Coloco ligações e emails no topo dos meus afazeres. Estas são atividades que normalmente demoram menos de 5 minutos e posso realizá-las com bastante facilidade, e servem como um aquecimento para me colocar no ritmo do dia. Depois encaixo outras tarefas – como visitas, reuniões e até meus textos – que pedem para ser executadas com mais calma e menos ansiedade, partindo para elas após concluir as coisas mais distrativas.

Neste modelo priorizo a quantidade de atividades que posso fazer ao longo do dia e a motivação que nasce ao ver uma quantidade grande de itens sendo cortadas da lista. O impacto visual de chegar ao fim do dia tendo cortado apenas o primeiro item de uma lista de 15 atividades é algo que pode causar desânimo.

Mas tarefas muito complicadas podem vir primeiro

Mesmo utilizando o modelo anterior como padrão, costumo posicionar tarefas que exigem um grande desgaste emocional, algo com que tenho dificuldade ou até mesmo aquelas que não quero fazer no topo da lista. Esta mudança é importante principalmente quando percebo que estou evitando uma atividade por ser muito difícil ou trabalhosa.

Muitas vezes, quando este tipo de tarefa surge, ela vem acompanhada de uma forte carga emocional. Nos perdemos na ansiedade do que estamos prestes a fazer, e isso acaba não permitindo que façamos mais nada. Por exemplo: preocupado com um documento decisivo que não sei preparar e preciso entregar com urgência, acabo não fazendo as ligações, enviando emails e cuidando das tarefas rotineiras. Inundo meus pensamentos com o estresse da atividade até o momento em que vou executa-lá. O famoso sofrer de véspera.

Justamente por esse motivo, quando atividades assim aparecem, é melhor tirar a pedra do meio do caminho o mais rápido possível e fluir livremente com o resto do dia.

Seja honesto com o seu tempo

Uma das coisas que fiz bastante até notar que havia algo errado era marcar tarefas com o tempo de duração da atividade em si, sem considerar as tarefas marginais necessárias. Uma palestra marcada para durar uma hora, por exemplo, não consome apenas esse período de tempo. Existe o deslocamento, o credenciamento, a busca por um local para estacionar e por aí vai. Agendar uma palestra das 14h às 15h e uma reunião de 15h às 16h é inocência, e te torna sensível a imprevistos.

Aprendi. Hoje marco tudo para 25 minutos mais cedo no meu calendário e deixo vago um espaço de pelo menos 30 minutos entre cada tarefa. Pessoas que moram em cidades mais movimentadas podem precisar de mais tempo entre uma atividade e outra.

Para evitar surpresas e atrasos desagradáveis, o importante é ser honesto e evitar mascarar o tempo extra que algumas tarefas necessitam. Caso contrário, você vai olhar a agenda sem entender porque sempre se atrasa para os compromissos.

Não somos multitarefas

Um dos maiores mitos da modernidade é o de que conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo sem comprometer a qualidade ou o andamento da atividade. Quando prestamos atenção em duas atividades simultâneas não só deixamos passar pequenos erros que poderiam ser facilmente corrigidos como nosso nível de retenção de informação cai drasticamente.

Ouvimos e lemos, mas não guardamos.

Alternar entre tarefas tem um custo alto para nosso cérebro, que ao se deparar com a mudança de padrões demora mais para entrar no ritmo e desenvolver a atividade. A cada troca de foco, é necessário se acostumar com a tarefa novamente. Alguns estudos apontam que a produtividade cai bastante quando trabalhamos com atividades simultâneas, e o índice chega a cair até 40% em atividades mais complexas.

Assim, ao criar uma lista de tarefas, devemos focar em nos dedicar integralmente a uma atividade por vez, evitando ao máximo que tarefas concorrentes possam tirar nosso foco.

Corte distrações sempre que puder

O item anterior fala sobre trabalhar com duas ou mais tarefas simultâneas, mas os problemas apontados são os mesmos que acontecem quando interrompemos o que estamos fazendo para responder ao chat do Facebook, ouvir o repórter na televisão ou prestamos atenção no Luciano Pires enquanto escutamos um podcast. Para tarefas pouco complexas este tipo de interrupção conta menos, mas pode ser um divisor de águas para um longo grupo de atividades ou algo que exige mais profundidade.

Durante meus últimos anos de trabalho corporativo comprei um grande fone de ouvido que usava sempre que estava em minha mesa. Não havia nada tocando ali dentro, mas as pessoas não sabiam disso. E o acessório funcionava. Meus colegas me interrompiam menos, e só me chamavam para coisas que realmente precisavam da minha atenção. Outra coisa que faço muito, agora que trabalho em casa e sofro com todas as distrações que o nosso lugar pode oferecer, é desligar a WiFi do notebook enquanto escrevo. Isso evita que eu entre no Facebook, acesse sites de noticias ou faça qualquer outra coisa enquanto desenvolvo uma linha de raciocínio. Sempre que tento acessar e vejo a mensagem de “Página não encontrada” rapidamente me recobro de que devo terminar o que estou fazendo.

Para os que moram com familiares ou trabalham em lugares com gente que pergunta coisas o tempo todo, se isolar numa lanchonete ou café traz um resultado que vale o custo de tomar um cafezinho só para ocupar a mesa. Mas lembre-se de não pedir a senha da internet.

Atividades pessoais também consomem tempo

Existem também as coisas pessoais que precisamos fazer, mas raramente lembramos de acrescentá-las na agenda. Tratamos o item “transferir dinheiro do bolo” como algo simples e rápido, que pode ser feito quando chegamos do almoço ou antes de ir embora ao fim do dia. Só que, pela pressa, acabamos deixando passar.

Tarefas como essas nunca estão sozinhas, e temos dezenas de pequenas coisas para serem feitas diariamente. Para resolver isso, guardo um espaço exclusivo para fazer coisas pessoais, evitando que elas se misturem com meus outros afazeres.

Ao invés de esperar uma janela de tempo aparecer, crio um item em meu calendário – uma hora dedicada apenas para minhas atividades. Um fator importante é lembrar de respeitar este espaço, sem subestimar nossas coisas e juntá-las em uma grande bola de neve. Gaste esse tempo para pagar academia, contas, agendar consultas e, se sobrar uns minutinhos, dar uma ligada para aquele amigo para quem você sempre esquece de ligar.

***

O objetivo não é virar um maníaco produtivo que ignora as pessoas ou só pensa em trabalho.

Gerenciar nosso cotidiano e otimizar a capacidade de executar tarefas faz com que sobre mais tempo para usar com amigos e atividades relaxantes. Como muitas das dicas apresentadas mostram, fazer menos coisas às vezes é a chave para alcançar resultados cada vez melhores. O maior segredo do gerenciamento de tempo é aceitar que cada atividade precisa de seu espaço, com dedicação e foco exclusivos.

Se você tem alguma dica que ajude nossos leitores a desenvolver melhor o cotidiano, colabore conosco na caixa de comentários.