Home-Office: como é possível organizar uma empresa remota nos dias de hoje

No texto anterior o Luciano Ribeiro explicou sobre o cenário atual de trabalhar de casa apresentando alguns desafios e dicas para quem quer se aventurar nesse mundo. Mas e como fica pro lado do empresário, gestor, gerente que quer dar mais liberdade pro seu time trabalhar dessa forma sem comprometer o funcionamento da empresa? É possível organizar uma empresa para funcionar remotamente hoje em dia? É, sim.

Empresas como Amazon, IBM e Adobe tem a cada ano investido mais em tecnologias que permitam os funcionários trabalharem de casa. Em algumas empresas, políticas de "faça seu próprio horário" tem se tornado comuns, fazendo com que o funcionário vá ao escritório apenas para reuniões ou alguma formalidade, economizando com transporte e podendo ter mais tempo para passar com a família.

Outras empresas, como a Basecamp funcionam com quase 100% dos funcionários em regime remoto, juntando todos uma vez por ano para um encontro na sede, em Chicago. Boa parte da experiência de mais de 11 anos de empresa remota é relatada pelos fundadores da empresa no livro Rework: Office not Required, leitura obrigatória para qualquer um que queira implementar o trabalho remoto em sua equipe.

Os 3 pontos essenciais: organização, comunicação e disciplina

Um ponto fundamental e chave para que o home-office seja possível em uma equipe é o equilíbrio de organização, comunicação e disciplina, especialmente com prazos e horários.

A parte da disciplina é a parte complicada que depende de caso a caso.

Organização pessoal não se faz de um dia pro outro, mas se a empresa tiver uma metodologia clara de organização de processos, tarefas, demandas e entregas; ou seja, todo o trabalho ser organizado e documentado, a transição do escritório para casa pode ser mais tranquila. Ferramentas de gestão de projeto ou ainda de tarefas ajudam bastante nesse ponto, porém deve sempre ficar muito claro como as coisas funcionam (os processos) e quem faz o quê (papeis). Sem isso, sua empresa está fadada a virar bagunça.

Já a comunicação é um dos pontos importantes a se tomar cuidado: ao mesmo tempo que a equipe não tem distrações do dia-a-dia no escritório, a distância pode tornar a dinâmica um pouco incomum. Resolver tudo por email dá a impressão de ter um time burocrático. Telefone ou vídeo demais podem dar impressão de muita reunião e pouca produtividade. Eu, particularmente, gosto de usar o Slack, por permitir uma infinidade de canais com pessoas diferentes em cada assunto. A ferramenta permite integrar com outras e facilita ainda buscar informações com facilidade, o que seria caótico em um grande grupo de WhatsApp.

Uma vez com a empresa organizada internamente, ainda falta a parte de transparecer seriedade com clientes.

Para muitos consumidores e potenciais clientes, uma empresa remota pode não parecer séria o suficiente, por não ter um local com pessoas interagindo e representando a alma do negócio. Isso tem mudado aos poucos, mas ainda é uma barreira para muitas pessoas.

Por sorte, existem algumas coisas que podem ser feitas.

Clientes respeitam empresas sem sede?

Escritórios de Coworking tem cada vez mais ficando popular entre pequenas empresas e profissionais autônomos em todo o mundo.

Basear uma empresa em um escritório de coworking dá a vantagem de ter um espaço físico a um custo muito baixo. Mesmo que a empresa não fique no dia-a-dia em um coworking, a disponibilidade de um endereço comercial e uma sala pra reuniões que não seja a kitnet de um sócio já ajuda bastante. Alguns Coworkings, inclusive, disponibilizam números de telefone com atendimento na recepção e redirecionamento pro celular de quem quiser falar. 

Com seu time e alguns detalhes organizados sobre como você vai apresentar sua empresa, é possível hoje ter uma operação 100% remota.

Use as ferramentas certas

A Epic Awesome funciona desde 2011 remotamente. É essencial saber as ferramentas que vão atender as necessidades da equipe. Isso pode demorar um bom tempo e custar uma certa dor de cabeça.

Então, pra finalizar, separei uma lista do que utilizamos hoje pra nossa organização geral:

• Comunicação: gSuite ou Outlook/Office 365 para email. Pra chat e tudo no dia a dia: Slack. Usamos o Skype ou Google Hangouts quando precisamos falar com algum cliente, pois o Slack tem essas funcionalidades restritas pro time interno. Usamos o Twillio pra parte de telefonia, embora tenhamos programado internamente nossa própria solução de PABX que redireciona as ligações pro celular de cada pessoa de acordo com o ramal utilizado. 
• Gestão de Projetos e Processos: Asana. Já testamos Basecamp, Trello, Pipepy, Wunderlist e uma dezena de outros sistemas. O Asana foi o que melhor se encaixou no dia-a-dia, embora todos os que listei nominalmente sejam muito bons para equipes.
• Compartilhamento de Arquivos: Dropbox Business, que é infinitamente superior aos concorrentes Google Drive e One Drive quando o assunto é trabalho em equipe.
• Documentos: Dropbox Paper, que vem junto do Dropbox Business. Como alternativa, o Google Drive quebra galho.

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E vocês, têm experiência em gerenciar ou trabalhar em empresas com regime de trabalho remoto? Quais dicas dão para quem pretende se aventurar?

A conversa segue nos comentários.

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Nota: Esse artigo faz parte de uma série sobre Home Office que possui três partes e vai sair às quintas. O texto foi escrito em parceria com a Epic Awesome.

Aqui você pode conferir a parte 1, "Home Office: Como se organizar para ter uma rotina eficiente de trabalho".