A técnica de produtividade que vai salvar o seu dia, diminuir o cansaço e poupar stress

Você senta, começa seu dia de trabalho. Então, abre os emails, responde mensagens, atende o telefone, aparecem pendências e começa a corrida pra resolver tudo. Além disso, ainda tem as tarefas que ficaram desde ontem e, agora, você tem uma montanha de coisas pra resolver enquanto precisa se manter acessível e responder aos mil chamados que continuam acontecendo dia adentro.

Quando a noite vem chegando, bate o desespero de final de tarde, você finalmente se esforça mais ainda, mata algumas das tarefas, mas não tem jeito, precisa deixar algumas coisas pra amanhã.

Mas aí, quando você chega pra labuta de novo, abre os emails, responde mensagens, atende o telefone, aparecem pendências e começa a corrida pra resolver tudo…

Essa é a história da minha vida.

Ao final do dia, eu estava exausto, moído, incapaz de qualquer coisa. Sem contar a frustração de ver a pilha de tarefas crescer cada vez mais.

Sei que cada pessoa tem as suas particularidades, mas se você tem uma rotina parecida com a minha, pode ser que a dica que vou dar seja útil pra você.

Ser interrompido não só atrapalha como faz mal

Antes as distrações e interrupções fossem só um problema do trabalho.

A realidade é que, hoje, estar em um ambiente protegido e favorável ao foco é difícil, é nadar contra a corrente.

Nossa cultura valoriza e disputa a moeda mais escassa do nosso tempo: a atenção. Todo mundo quer um naco dela, a começar pela publicidade, passando por vendedores, programas de televisão, filmes, música, aplicativos de celular e, claro, nossos empregadores e colegas de trabalho.

A realidade é que você pode dispor de dinheiro praticamente infinito, mas sua atenção, seu tempo, nunca poderão ser esticados ou multiplicados. Cada segundo que passa é único e você jamais terá outro pra colocar no lugar.

Ao olharmos para as interrupções, é muito fácil acusar todo o mundo pela nossa falta de foco, mas a realidade é que pesquisas indicam que as pessoas interrompem a si mesmas durante o trabalho quase tanto quanto são interrompidas. Cerca de 44% das interrupções são por causas próprias, segundo Gloria Mark, PhD e professora na Donald Bren School of Information and Computer Sciences da Universidade da California.

Alô, trabalho multitarefa? Talvez não seja uma boa ideia.

Gloria também afirma que quem tem a sensação de ter seu dia de trabalho sugado por interrupções, provavelmente está certo. Segundo ela, você demora em média 23 minutos para retomar o foco após uma interrupção. Ou seja, bastam umas 20 interrupções para o seu dia inteiro desaparecer na sua frente.

Há um estudo que diz que interrupções diminuem seu QI em até 50%. E outro que fala que pessoas submetidas a interrupções de 2.8 segundos ao executar uma tarefa cometeram o dobro da quantidade de erros que outras que não foram interrompidas.

Ainda segundo Gloria e sua pesquisa, as interrupções no trabalho têm um custo real que vai além da diminuição da produtividade: um aumento significativo nas taxas de esforço, frustração, pressão e estresse.

Além disso, há sinais de que ser constantemente interrompido no trabalho pode levar a aumentos da irritabilidade e ansiedade.

Ou seja, trabalhar focado pode ser melhor não só pra sua produtividade, como para a sua saúde.

Nem tanto ao norte, nem tanto ao sul

Mas é preciso tomar cuidado para não cair em um outro extremo.

Trabalhar focado por tempo demais, sem descanso, pode levar a um outro problema, a Fadiga de Atenção.

Como falei aqui em cima, vivemos em um mundo repleto de fenômenos pululando na nossa frente o tempo inteiro. Então, é raríssimo estar em um ambiente que nos ofereça o isolamento necessário para focarmos sem nos preocupar com o que acontece ao nosso redor.

Assim, quando trabalhamos de forma focada em algo, o cérebro não só gerencia a atividade em si, como reserva recursos para isolar os estímulos externos, evitando que nos distraiamos. Claro que isso tem um custo de energia. Com o tempo e quanto mais distrativo for o ambiente, mais recursos de “força de vontade” nós consumimos. O resultado é que, ao final, você fica esgotado, fatigado.

Por isso, você precisa de períodos de descanso, para o cérebro se recuperar.

Ou seja, excesso de foco também é uma má ideia.

Apresento o método Pomodoro

O método Pomodoro mudou minha vida. É tão efetivo que não sei como não se fala mais nele.

Eu mesmo passei por diversos problemas com distrações e sempre que preciso dar um gás e produzir direito, recorro ao Pomodoro.

Então, primeiro, uma explicação simples.

O Pomodoro não é bem um sistema de produtividade, mas um sistema de gerenciamento de tempo.

Ele consiste em trabalhar por curtos estirões focados e dar ao cérebro um intervalo para se recuperar.

Normalmente, delimita-se 25 minutos em um despertador ou timer. Você desliga o celular, fecha todas as abas, ignora o resto do mundo e faz o que tem de fazer. De repente, o relógio vai tocar. Então, é hora de levantar, tomar um café, ir ao banheiro, se alongar, enfim, qualquer coisa não relacionada a trabalho.

Depois de uns 5 minutos, você senta e repete o processo.

Após quatro Pomodoros (que é como se chama esse tempo de trabalho), você tira um descanso maior, de uns 15 minutos ou um pouco mais (eu mesmo tiro meia hora).

Quanto mais simples a implementação, melhor, então, vejo muita gente por aí recomendando um timer de cozinha para marcar seus Pomodoros, por ser um objeto externo que vira uma espécie de lembrete e até um aviso para seus colegas não te interromperem. Mas também há inúmeros aplicativos que fazem o serviço, como o Focus Booster, PomoDone, Pomodoro Keeper, Tomighty, Pomodoro.cc e Pomodoro Time Pro, só pra citar alguns.

Claro que há limitações, não vai ser possível usar o sistema em todos os casos. Em um trabalho no qual você tenha de responder imediatamente aos chamados, o Pomodoro vai ser inútil ou impossível de ser implementado.

O bom é que esse sistema permite a você alguma flexibilidade.

Com o tempo, percebi que a minha rotina não era muito compatível com a ideia de compartimentar o tempo inteiro do meu dia. Então, passei a não planejar o meu tempo de trabalho só em Pomodoros, mas também inseri um bom tempo para resolver tarefas que não demandem tanta concentração.

Ou seja, meu dia é separado em uma certa quantidade de Pomodoros, que é quando eu escrevo, por exemplo. Normalmente, uns 4 ou 5. Não mais que isso.

Sim, é difícil não ser interrompido, mas garanto que produzo mais nesse pouco tempo focado do que em um dia inteiro solto.

Assim, depois de planejar alguns Pomodoros, o resto do dia eu deixo livre para o que der e vier.

Pra mim, o lucro foi conseguir produzir de forma mais efetiva e, principalmente, com menos estresse.

Então, revisando:

1. Escolha uma tarefa;

2. Configure um despertador ou timer para 25 minutos;

3. Sente e trabalhe, não dê trela a nenhuma interrupção. Se for algo importante, anote em um caderninho e só dê atenção a ela depois;

4. Quando o despertador tocar, marque sua tarefa ou Pomodoro como feitos;

5. Dê uma pequena pausa de uns 5 minutos. Levante, vá ao banheiro, tome uma água ou café;

6. A cada 4 Pomodoros, dê uma pausa mais longa, de uns 15 a 30 minutos.

* * *

E vocês, como gerenciam distrações? Estou aceitando dicas.

E, como sempre, espero que o texto tenha sido útil. 😉

Nota: esse texto foi originalmente publicado no meu Medium. Se quiser acompanhar, é só me seguir por lá.