Coronavírus: como trabalhar à distância em situações de emergência

Mantendo a produtividade em meio à adversidade. É possível?

Não é novidade pra ninguém que estamos passando por uma crise sem precedente no último século com a proliferação do COVID-19, ou Coronavírus. 

No mundo, há países em situação calamitosa, como na Itália, França e Espanha, onde já foi declarada quarentena, com todos os estabelecimentos públicos fechados e proibição de aglomerações e eventos. 

Aqui no Brasil, apesar de os esforços públicos no sentido da prevenção e contenção do vírus ainda serem tímidos, alguns estados, como São Paulo, já declaram estado de emergência e diversas empresas começam a trabalhar em regime de home office.

Longe de ser a mesma coisa, mas há alguns anos, entramos em home office sem muito tempo para nos preparar e achamos que seria uma boa compartilhar as experiências com dicas e avisos sobre alguns obstáculos comuns.

Home office não é férias

Muita gente acha que trabalhar de casa é muito mais fácil, que a carga diminui ou até que vão ficar livres. Porém, é bem o oposto.

Você precisa do dobro de foco pra criar um ambiente favorável à concentração e ainda tem de lidar com todos os problemas que, normalmente, estariam resolvidos em um ambiente de trabalho compartilhado, como a limpeza e a sua alimentação. Quem tem filhos, então, vive um desafio multiplicado, tendo que cuidar do trabalho e das crianças.

Muitas vezes, o que acaba acontecendo, é que as jornadas de trabalho se estendam muito além do que era o normal, já que é fácil seguir o fluxo e não respeitar horários (seu e dos outros). Uma dica é manter-se trabalhando em uma rotina, com horários definidos e evitar entrar em contato com seus colegas fora dos horários estabelecidos.

Lembre de levantar para respirar e desanuviar. Dedique foco e evite que uma tarefa se estenda por mais do que o necessário.

Um ponto a se lembrar é o de não deixar sua alimentação e sono desregularem por conta de falta de horários a cumprir.

Além disso, muito tempo exposto à luz azulada das telas de computador, celulares e tablets tendem a piorar a qualidade do sono. O F.lux é um aplicativo que gerencia a coloração das telas de acordo com o horário pra impedir que seu ciclo circadiano fique bagunçado. Vale o teste.

Comunicação é tudo, mantenham-se próximos

Talvez, o primeiro e mais forte impacto na rotina vem da distância em si. 

Por mais que vocês troquem mensagens e emails diariamente, a relação sofre com a distância. A verdade é que as conversas descontraídas no ambiente de trabalho têm também uma importante função de tornar o ambiente mais leve e de tornar as relações mais palatáveis. Além disso, esses esbarrões durante o dia ajudam a resolver problemas sem a burocracia de ter que marcar um horário para uma reunião. Há muito de “Fulano, me ajuda aqui rapidinho?” que, efetivamente, torna a solução de muitas questões super ágeis.

No ambiente remoto, não é bem assim. Na verdade, é bem o oposto. A maior parte das necessidades se transformam em reuniões, e-mails ou mensagens.

O efeito colateral é a perda das sutilezas na comunicação. Uma palavra pode ser mal-interpretada e gerar atritos que podem escalar e tornar a convivência virtual um inferno. Por isso, nossa primeira recomendação é criar um foco em manter a proximidade, seja priorizando comunicações mais humanas, como ligações diretas ou videoconferências, seja abrindo muito mais o que efetivamente está acontecendo, sem esconder problemas e desconfortos.

No PdH não burocratizamos muito, até por ser um time pequeno. Utilizamos uma mistura de Zoom com Whatsapp e, nos solavancos do dia-a-dia, tudo segue rodando. Consideramos migrar em um futuro próximo para o Slack, Basecamp ou Facebook Workplace. Talvez, agora seja a sua oportunidade de fazer o mesmo.

Reuniões de alinhamento diárias

Talvez, a dica prática mais fundamental seja essa. Aqui no PapodeHomem, a partir do momento em que entramos no regime de home office, passamos um período mais ou menos como as coisas estavam, nos comunicando como dava e chamando reuniões sempre que necessário. Não que fosse ruim, até funcionava.

Mas tudo melhorou muito quando definimos uma reunião de meia hora todos os dias, primeira coisa do dia. Nessa reunião nós falamos um pouco do que temos a fazer e prestamos contas sobre resultados do que já fizemos. Assim, todos ficam sabendo um pouco sobre o que cada um está cuidando e também serve pra manter de uma certa forma o olho no olho operando. Afinal, somos humanos.

A ferramenta que recomendamos para essas e outras reuniões é o Zoom. Funciona perfeito pra desktop e celular. Vale o preço.

Tenha um sistema de gerenciamento de produtividade que funcione

Aqui, os perfis de gerenciamento podem variar. 

Há quem prefira sistemas mais completos, que abarquem a comunicação e o gerenciamento de projetos, facilitando a organização do grupo. 

E há quem prefira que cada parte e funcionário gerencie a si mesmo. 

Independente de qual o seu jeito de lidar com isso, é importante que algum método seja adotado, principalmente por que, com a distância, é fácil que detalhes passem despercebidos e bombas fiquem maiores e explodam em momentos inconvenientes. Pra evitar esse tipo de problema que a organização vai fazer toda diferença.

Já usamos bastante o Basecamp, que é ótimo, mas atualmente utilizamos o Trello. Pessoalmente, já usei também bastante o Todoist.

Nunca subestime os cadernos ou quadros. Os métodos analógicos também são ótimos e podem te ajudar a evitar as distrações.

Aqui uma pequena lista de métodos para você ter por onde começar:

É difícil definir um padrão quando o assunto é um método de controle de produtividade. Há milhões de jeitos e todos podem funcionar ou não pra você. 

Mais do que ser fiel a um esquema, o importante é ficar com aquilo que funciona, não interessa se você está seguindo a ideia do esquema à risca, ou se fez uma salada. 

O que vai fazer a diferença é ter cumprido seus prazos e promessas ao final do dia.

Evite duplicidades: mantenha seus arquivos organizados na nuvem

Isso é muito fácil de começar a acontecer. Trocas e mais trocas de links, arquivos voando em e-mails, históricos de mensagem enormes e, de repente, ninguém sabe mais onde está nada.

Centralizar os arquivos de trabalho é essencial para evitar duplicidades e perda de tempo, seja procurando os arquivos, seja incomodando os colegas por não saber onde estão as coisas. Claro que, eventualmente, vai acontecer. Mas é bom tentar minimizar.

Aqui no PdH somos ferrenhos usuários do Google Drive e praticamente tudo o que produzimos vai pra lá em algum momento.

Alerta: tente não negligenciar o autocuidado

Em períodos tão turbulentos e ainda sendo forçado a ficar em casa, é difícil evitar entrar em um vórtice de notícias que aumentam o nível de ansiedade sobre o que está acontecendo. Mas é importante se controlar e fugir um pouco desse mar de informação, criando períodos de respiro.

Outra situação muito comum em home office que piora numa condição de isolamento é a negligência quanto ao corpo. Sem os colegas se mexendo pra lá e pra cá, é bem comum que se entre em um fluxo e se esqueça de si. Mesmo em casa, é preciso se cuidar.

Então, lembre de dar pausas, de levantar, de se alongar de tomar água, de se alimentar e dormir direito. Procure uma rotininha de exercícios pela internet e faça o melhor possível enquanto não pode retomar sua rotina.

Este vídeo do canal Calistenia Brasil pode ser um começo para se exercitar mesmo sem equipamento em casa.

Link Youtube

Dicas de leitura para aprofundamento

Rework

Esse livro foi escrito pelos fundadores da 37Signals, empresa responsável por criar projetos SaaS como Basecamp, Campfire e Highrise. É um compilado de insights indispensáveis, pois eles operam uma boa parte dessas empresas em home office e têm anos de experiência. 

Só a versão em inglês pra kindle está disponível, mas vale gastar o inglês.

Remote: escritório pra quê?

Também escrito pelo time do Basecamp, sobe nos ombros do livro anterior e oferece ainda mais dicas preciosas. 

It doesn't have to be crazy at work

Um dos pontos importantes a serem considerados ao montar um ambiente de trabalho remoto diz respeito à cultura vigente na empresa. É preciso que corra entre as pessoas ideais que as façam produzir sem que o dia-a-dia seja uma amostra grátis do inferno. Esse livro, também do time do Basecamp, trata sobre como implantar esse ambiente de trabalho saudável.

Live com dicas preciosas do canal Officeless

Link Youtube | Como trabalhar à distância em situações de emergência

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Claro que esse artigo não cobre tudo o que é preciso saber para se entrar em um novo regime de trabalho, mas tentamos colocar aqui alguns dos primeiros obstáculos que surgiram no nosso caminho quando tivemos essa missão. Se vocês tiverem mais informações a adicionar, por favor, comentem aqui embaixo. Assim, quem sabe, podemos tornar essa transição menos complicada pra quem vai passar por essa crise com o Coronavírus.


publicado em 23 de Março de 2020, 09:23
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Luciano Ribeiro

Cantor, guitarrista, compositor e editor do PapodeHomem nas horas vagas. Você pode assistir no Youtube e ouvir no Spotify. Quer ser seu amigo no Instagram.


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