Como e pra que você tem utilizado seus emails?

Na semana passada – talvez você se lembre – falei num outro texto sobre a quantidade e emails que recebemos e sobre o conteúdo de alguns deles. Mas o que não mencionei é a urgência com que muitas pessoas esperam por essas respostas.

Entre tantas demandas, destinamos uma parcela do nosso tempo para respondê-los semanalmente, mas custou para que cada um de nós aprendesse a controlar a ansiedade de conviver com uma caixa de entrada sempre cheia. Como isso tem se tornado uma rotina bem chata pra muita gente, decidimos procurar um artigo que pudesse nos ajudar com essa questão.

Já que nós gostamos do Basecamp, utilizamos o serviço deles e admiramos a forma como trabalham, fomos direto na fonte e mais uma vez estava lá: originalmente em inglês no medium da Mercedes de Luca e traduzido para o português por Julia Barreto. 

É urgente! Sério?

Não estou exagerando quando digo que, desde que me juntei ao Basecamp, venho questionando tudo sobre a maneira que eu tradicionalmente trabalhava. Por exemplo, vamos pegar o símbolo mais famoso do trabalhador: email. A maioria dos profissionais (eu inclusa) passou de usar o email para se comunicar assincronamente, como pretendido, para esperar que as pessoas estejam grudadas nele o dia todo. Uma vez que começamos a lê-los o tempo todo, promovemos a ferramenta para lidar com questões urgentes — uma função que ela não foi programada para desempenhar. E se estamos presos no email o dia todo, não conseguimos progredir em nenhum outro tipo de trabalho.

Quando a caixa de entrada se tornou o centro no universo de trabalho?

O medo por trás do “ASAP”

Cada empresa tem sua própria cultura, reforçada pelas ações de seus empregados e líderes e as histórias que eles contam. Uma empresa em particular onde trabalhei valorizava quem sabia das coisas — estar sabendo de cada detalhezinho. Nesse ambiente, não era OK falar “Eu não sei. Vou te retornar”. E isso instaurava medo.

Numa companhia como essa, para ter certeza que você nunca seria pego dizendo “eu não sei”, você se preparava para as reuniões demasiadamente. Você mandava um email para sua equipe ajudar ASAP quando você estivesse em reuniões. Se era o seu chefe na reunião, você ficava de prontidão para aquelas bombas ASAP no email. Enquanto isso, você ia o dia todo a reuniões em que quase ninguém estava realmente participando porque estavam todos lendo emails.

Quando trabalhei em empresas em que essa era a norma, se eu tinha meia hora por dia sem reunião, pulava de alegria. Esse era o meu intervalo de tempo para “trabalhar”. Ironicamente, se uma reunião fosse cancelada, eu era capaz de render mais em uma hora do que no restante do dia.

E, é claro, com menos pessoas conseguindo trabalhar, precisávamos de mais reuniões para entender porque o trabalho não estava sendo feito. As reuniões se tornaram a maneira para atualizarmos uns aos outros. Elas geravam ainda mais emails, e o ciclo era penoso.

Esse é o jeito antigo de se trabalhar.

Não deixe a falsa urgência atrapalhar suas prioridades

Avanço rápido para o presente.

Outro dia recebi um email que respondi da seguinte maneira: “Por favor me ligue se for urgente”. Eu não tive tempo de fazer a tarefa que o remetente me pediu na mensagem, e eu não iria para o escritório no dia seguinte, uma sexta-feira. (Uma das vantagens do Basecamp é a semana de quatro dias úteis durante o verão). Mas então avaliei a situação. Se eu respondesse daquele jeito, eu teria que checar meu telefone e email o dia todo — meu dia de folga — para uma mensagem “urgente”. Quanto mais eu pensava sobre isso, percebi que não tinha como o email ser urgente. O remetente nem estipulou um prazo. E eu não o conhecia.

A partir de que momento qualquer email se tornou urgente? Quando as pessoas começaram a checar a caixa de entrada o tempo todo.

Infelizmente, se esperam que você fique no computador o dia todo, você não consegue trabalhar. Mudamos o significado de trabalho — para pior. Estamos dividindo nossa atenção entre responder emails e participar de reuniões (que exigem mais emails). Talvez você esteja lendo esse post e olhando sua caixa de entrada ao mesmo tempo!

O email nunca teve a intenção de ser uma ferramenta para realizar tarefas. Ele não tem inteligência. Não tem priorização. Ele chega na sua caixa de entrada cronologicamente. E, mesmo assim, quando você está respondendo ou enviando emails, se sente ocupado. Você sente que está fazendo algo. Mas será mesmo? Quando você está reagindo ao email, outra pessoa está estabelecendo suas prioridades.

O ritmo do seu dia não deveria ser ditado pela sua caixa de entrada.

Agora, algumas coisas realmente são urgentes, mas emergências reais dificilmente virão pela caixa de entrada. E apesar de talvez fazer mal ao ego admitir isso, muito pouco do que fazemos na indústria de tecnologia é realmente urgente. Se você parar de monitorar seu email para emergências imaginárias e começar a trabalhar em suas próprias prioridades, você vai conseguir terminar as coisas e não precisará ir a uma reunião para explicar para os outros o que tem feito. Não haverá este receio no final do dia de não ter sido produtivo. E esse é um ótimo sentimento.

Se você quer continuar esse diálogo, você sempre pode me mandar um email. Só não o marque como urgente, porque não é.