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11 dicas para uma rotina lúcida e de alta performance

Algumas ferramentas e rotinas que podem te ajudar a trabalhar melhor sem enlouquecer

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O trabalho sempre nos demandou muita energia. Só que, nesses últimos anos tecnológicos, passamos a estar sempre disponíveis para qualquer tarefa a qualquer momento, uma situação que nos deixa sobrecarregados e próximos de nosso limite.

Em dez anos de São Paulo tive contato com muitas pessoas que trabalham 14, 16 e até 18 horas por dia. "Cerca de 40% das pessoas acorda e a primeira coisa que faz é checar seus e-mails", disse à BBC o pesquisador Cary Cooper, da Manchester Business School. Cooper é autor de estudos sobre a relação entre e-mail e estresse no trabalho. "Para outros 40%, [checar e-mails] é a última coisa que fazem à noite", li na Folha esses dias.

Eu mesmo, preciso confessar, dia ou outro beiro essa carga horária desastrosa. Não acho bonito, mas acontece.

Ao longo dos anos, desde que montamos o CNPJ do PapodeHomem (nos idos de 2008), o trabalho tem sido imenso. A maioria de vocês não deve me conhecer pois escrevo menos do que os outros da casa. Atuo mais nos bastidores e durmo tranquilo trazendo projetos que nos dão lucro para arcar com as despesas da operação e pagar os salários do nosso time em dia.

Essa pressão diária, aliada a uma série de outras obrigações que assumi (ser presidente da Entrepreneurs’ Organization São Paulo, dar consultoria e mentoria para empreendedores, aulas sobre empreendedorismo, empreender em projetos paralelos, ser marido, cozinhar todos os dias, dentre tantas outras coisas), me levou a um ambiente de estresse e inquietude que precisou ser combatido para não deixar que problemas emocionais me assombrassem.

Decidi escrever esse artigo para compartilhar com vocês minhas principais dicas para ter uma rotina de alta produtividade. Aqui descrevo ferramentas e pontos de vista que funcionam para mim. Não tenho a pretensão de ensinar o que irá funcionar melhor pra cada um. Creio que vocês possam interpretá-las e introjetar o que fizer sentido.

Como ferramentas de tecnologia me ajudaram a fazer mais coisas em menos tempo sem ficar maluco?

Como filho da geração Y, apaixonado por tecnologia e empreendedor nessa indústria desde (quase) sempre, encontrei em algumas ferramentas e mecanismos a ajuda divina para ter uma rotina mais eficaz e com menos turbulência.

Peguei quatro ferramentas que têm me ajudado imensamente no dia a dia.

Dica #1 | Google Docs

A vida de trabalho moderno poderia muito bem ser dividida em antes do Google Docs (a.D) e depois do Google Docs (d.D). Essa ferramenta põe por água abaixo a forma antiga de se trabalhar, substituindo os ultrapassados Word e Excel por versões online das ferramentas que podem ser construídas de forma colaborativa em tempo real. Adeus às perdas de documentos, de versões finais do TCC, de um trabalho profissional, etc.

Para vocês terem uma ideia do quão fã eu sou do Google Docs, quando pedi minha esposa em casamento (se quiser ler mais sobre essa história, eu publiquei um texto relatando a aventura), eu já tinha uma planilha online com 4 opções diferentes de roteiro de lua de mel e dei share para ela minutos depois do pedido oficial.

True Story.

Dica #2 | Boomerang

O Boomerang é uma daquelas ferramentas que, à primeira vista, parece algo deveras simples e com uma funcionalidade somente interessante, mas que, ao começar a utilizar, entendemos como um sistema de mordomo de e-mails pode ser útil demais.

O sistema permite que você requisite que um determinado e-mail seja enviado e volte à sua inbox em determinado dia e horário. A mágica é essa! Depois de começar a usar o Boomerang, nunca mais esqueci de responder um e-mail ou cobrar resposta de algo. Libero o espaço mental de todos os e-mails que envio no dia (pelo menos 100) a um custo de 5 dólares por mês.

Simples assim.

Dica #3 | Google Agenda

Essa ferramenta pertence à família do Google Docs, só que é tão boa, mas tão boa, que vale um tópico especial só pra ela.

O Google Agenda sabe mais (muito mais, na verdade) dos meus compromissos do que eu. Tudo, tudo mesmo, que vou fazer nos próximos dias e semanas está lá. As viagens que vou fazer em 2017 estão lá. Os tão sagrados jogos do Grêmio estão lá. O churrasco com amigos no final de semana também. Libero literalmente tudo o que posso da gaveta de massa cinzenta e entrego a informação para o Google Agenda me lembrar a não marcar compromissos duplicados (e nem esquecê-los).

Para facilitar a minha compreensão do tipo de compromissos que tenho ao longo da semana, uso cores para distinguir. Verde para compromissos pessoais, azuis para os do PapodeHomem, amarelo para os de empreendedorismo e roxo para outras atividades empreendedores que tenho.

Dica #4 | Pipedrive

O Pipedrive é um sistema de gestão comercial que torna o uso de planilhas de controle supérfluas. Adotamos há pouco tempo essa ferramenta de controle da atividade comercial no PapodeHomem e estou muito contente com o resultado. Além de fácil de usar (bastante intuitiva), ela possui um app para celular que me permite controlar a atividade dos executivos de contas do PapodeHomem de onde quer que eu esteja.

Detalhe: ao inserir uma tarefa no Pipedrive, ele automaticamente integra com o Google Agenda e coloca o compromisso que você criou na sua agenda.

É alegria pura.

Como incorporei alguns hábitos fundamentais à minha rotina?

Dizem que motivação é o que faz você começar, mas hábito é o que faz você ir longe.

Na minha visão, o hábito é uma característica que mora na mesma casa na árvore da resiliência. São questões fundamentais para que eu consiga ter uma rotina de alta performance. Alguns mais simples, outros mais duros. Vou me abster de citar que comer de 3 em 3 horas é importante, que tomar um café da manhã incorpora ao dia potência e que precisa-se fazer exercícios físicos com regularidade porque, em 2016, todo mundo conhece essas regras.

Decidi listar os principais hábitos que tenho praticado ao longo dos últimos anos e que me ajudam muito a me sentir bem, vivo, disposto e com capacidade de realizar, mesmo quando a rotina é massacrante.

Dica #5 | Retirar-se por uns instantes

Há alguns anos, incorporei à minha vida a constante ida a retiros. Viagens de final de semana ou periódicas me ajudam a sair da Terra da Garoa. Sempre que posso, dou uma escapada. Aproveito a casa de amigos em alguma praia próxima, promoções no Booking (que por sinal, é um belo motor de busca de hotéis), passagens aéreas promocionais (utilizo muito o Melhores Destinos e o Passagens Imperdíveis, ambos dispõem de apps para o celular), eventos promovidos pela associação de empreendedores que faço parte (a Entrepreneurs’ Organization) e também a viagens como representante do PapodeHomem.

Há alguns dias, a Ford me convidou para uma dessas fugas de duas noites na Bahia. O objetivo era o lançamento do novo Ford Fusion com imprensa e influenciadores em um hotel na Praia do Forte, em que tenho parte da família morando. Além de ter a oportunidade de conhecer as características semi-autônomas que o carro traria ao mercado, era uma oportunidade de visitá-los, de bate pronto.

Durante o jantar na segunda noite, fui convidado a me sentar à mesa com o novo presidente da Ford na América do Sul, Lyle Watters. Gringo gente boa, curioso e inteligente. Fiquei bem impressionado com uma de suas falas:

"Os consumidores estão ficando cada vez mais críticos. Nosso objetivo é entregar um carro que tenha um pacote de tecnologias muito maior do que as prestigiadas marcas alemãs por um preço muito mais competitivo. As pessoas que deverão decidir se querem pagar um bocado a mais somente pela marca."

Para mim, sair do casulo é sempre uma experiência de vida. Não precisa ir muito longe para viver novos ares, repensar as coisas e fazer amigos.

Dica #6 | Ceder ajuda

Meu terapeuta (sempre o terapeuta) me disse uma vez: "Felipe, saia da sua zona de conforto. Você tem 30 anos, acha que fez muita coisa, mas na verdade, ainda tem muito para plantar. Vai se envolver com alguma causa!".

Sábias palavras.

Decidi me envolver com empreendedorismo e essa jornada tem sido de constantes descobrimentos diários. Participei da fundação no Brasil da ONG Entrepreneurs' Organization, uma das principais redes de empreendedores no mundo, presente em mais de 50 países.

Ao passo que me dedicava para construir o chassi da organização no país, fui obrigado a abandonar meu casulo da Internet e das agências publicitárias para conhecer empreendedores dos mais diversos segmentos. Da indústria da construção a investimentos, passando por confecção de uniformes e advocacia. Isso me ajudou a respirar outros ares, a derrubar certos tabus e, principalmente, a enxergar a minha antiga rotina de forma diferente e peculiar. A partir daquele momento, eu era outra pessoa, com uma visão de mundo mais aberta e com sentimento de que podia tudo.

Como não costumo me contentar com pouco e não sei muito bem dizer não às coisas, aceitei me envolver com outra ONG, chamada CEO do Futuro, um trabalho brilhante que é feito com cerca de 50 alunos a cada semestre. O instituto reúne mais de uma dezena de profissionais que se destacam em suas áreas e promove aulas semanais para capacitar esses jovens universitários para cargos de liderança e para serem empreendedores. Desta vez, tive a oportunidade de assumir a disciplina de empreendedorismo e compartilhar um pouco da minha vida empreendedora até aqui.

Por incrível que pareça, as muitas horas que parei à noite para preparar a aula, montar a apresentação, cronometrar para caber no tempo que me foi dado, me deixaram mais leve. Mesmo tendo tido um dia duro, com altos e baixos, chegava à noite com brilho no olho por ter a oportunidade de incendiar um pouquinho uma turma de alunos. Na minha visão, acender a chama tem um valor único.

Dica #7 | Reinventar a cozinha cotidiana

Eu sempre tive uma boa mão para cozinhar. Aqui mesmo no PapodeHomem, já publiquei um artigo sobre como fazer um churrasco, como fazer uma salada caesar e geralmente sou o cozinheiro na turma de amigos mais próximos.

A rotina nos pede alimentos saudáveis, mas dá pouco tempo para preparar uma refeição decente. Como chegamos em casa por volta das 20 horas, fui buscando virar um cozinheiro criativo e rápido.

Lá em casa, adoramos comer saudável. Frango, legumes, arroz integral, carne moída, essas coisas. O que acontece é que comer frango, arroz integral, legumes, carne moída todo dia é um saco. O jantar de segunda vira peito de frango e arroz integral com brócolis. O de terça, vira frango desfiado com couve-flor e arroz integral, e assim por diante.

Ninguém consegue comer saudável com pratos assim por um período longo. Cansa. Fica chato. Na quarta semana (com sorte) você já não tem uma boa expectativa sobre o menu da noite. Certamente vem algo que você já comeu trocentas vezes no último mês.

Sendo assim, temos tentado variar. Sempre falo que a gente não precisa inventar nada. Copiar faz parte. Adapta-se ao gosto e pronto. Tá feito!

Canais como o Tastemade nos ajudaram a ter ideias para jantares sensacionais usando os mesmos ingredientes que usávamos nos jantares dos tempos da mesmice, mas com mais cor, forma, vida, cheiros e sabores. Um simples peito de frango vira um peito de frango recheado com espinafre e gratinado com parmesão. Um arroz integral vira um arroz tipo biro-biro com ovo cozido, batata palha, cebolinha e o que literalmente você tiver na geladeira. Enfim, com a criatividade, estamos revolucionando a forma de comer bem e saudável lá em casa.

É sempre uma sede por descobrir o que vai ter para jantar à noite e uma investigação ao longo do dia para planejar a tão querida janta. E tem o Tastemade Br, gente.

Dica #8 | Você não precisa sempre ser o motorista

Há um tempo, por problemas do destino (e mecânicos), decidi vender o meu carro e passei a depender de qualquer transporte que me levasse do ponto A ao ponto B. Como minha rotina era basicamente trabalho, me mudei para o bairro do PapodeHomem, usava táxi para reuniões e andava bastante a pé.

Hoje, minha esposa e eu temos somente um carro pau para toda obra e ela, como adora dirigir, costuma ser a motorista da rodada. Minha rotina é carona com ela até o ponto X, depois Uber ou outra forma de transporte até o Y. E assim vai.

Sem precisar dirigir sempre, comecei a usar o tempo no banco do passageiro ou do metrô para tirar coisas da frente. Uso com muita frequência meu celular como roteador (via cabo USB) para conectar meu notebook à Internet e fazer do transporte, meu escritório pessoal por alguns minutos.

Parece uma rotina meio maluca, mas isso acontece em momentos em que eu estaria trabalhando se não precisasse me locomover. Vou matando e-mails, propostas comerciais, agendamento de reuniões, ligações para clientes e, por incrível que pareça, esse artigo foi escrito quase que integralmente em algum meio de transporte em movimento.

Dica #9 | Reuniões com horário para começar e encerrar

A Entrepreneurs' Organization me ensinou muitas coisas. Por ser uma ONG americana, possui muitas metodologias rígidas e que tem a finalidade de tornar a rotina do empreendedor de melhor performance. Uma dessas coisas é a gestão do tempo para reuniões.

Reunião com horário para começar e para terminar. De bate-pronto, parece algo ríspido e agressivo. Onde já se viu alguém falar que acabou o tempo da reunião, desligar o computador, se despedir e sair da sala?

Pois então. Eu tenho feito isso.

Não de forma rude porque não faz parte do meu perfil, mas entro em uma reunião e, caso tenha outra em seguida e ela precise, obrigatoriamente, terminar em 60 minutos, de forma cortês, informo às pessoas que participam, que teremos uma hora para abordar tais e tais assuntos. 10 ou 15 minutos antes do prazo de término, eu relembro a todos que estamos prestes a encerrar para concluirmos a pauta.

É impressionante como as coisas funcionam quando temos um prazo para concluir pensamentos e negociações. As pessoas se tornam mais ágeis e práticas.

Sou meio obcecado com horários. Quem me conhece, sabe. Chego sempre antes do horário dos compromissos. Isso é respeito com os outros. Nem trânsito nem reuniões que se "prolongaram" mais do que o esperado são desculpas. É tudo culpa da nossa falta de planejamento.

Como encaixar seis reuniões em um dia se você não consegue controlar uma? Eu só consigo fazer tantas coisas diferentes ao longo do dia porque crio um planejamento para a minha segunda-feira, por exemplo, e o cumpro integralmente. Esse planejamento passa pela rigidez nos horários das reuniões. Se uma atrasar, todas atrasam.

Dica #10 | Reuniões à distância

Moro em São Paulo e, nesta cidade, se locomover não é a coisa mais simples. Estamos em 2016 e faço parte da última geração que conheceu o mundo sem Internet, mas que já vive imersa nela.

Dentro deste cenário, por que raios não usamos mais a tecnologia para ajudar a nossa rotina a ser mais produtiva?

Tenho tentado ao máximo realizar reuniões à distância. Skype, Zoom ou qualquer ferramenta de conferência ajuda. Se eu posso fazer uma reunião à distância, porque ter o ônus da locomoção de pessoas pela cidade ou, até mesmo, pelos andares de um prédio?

Tento ao máximo rasgar essa roupagem de trabalho do século passado em que as pessoas eram obrigadas a estarem fisicamente presentes mesmo que isso não fosse mudar em nada a produtividade da conversa.

Faço reuniões à distância com meus funcionários diretos, indiretos, pares, sócios, fornecedores atuais e possíveis fornecedores. Não há regra, apenas bom senso.

Dica #11 | Almoçar no horário sagrado

Uma das coisas que não consigo entender é a famosa frase: "Nossa, o dia foi tão corrido que nem consegui almoçar" ou "entrei e saí de reuniões o dia inteiro que nem lembrei de almoçar". Como que alguém marca reunião no horário de almoço e esquece de almoçar? Ou vai almoçar às 15h porque estava em reunião?

Para mim, hora de almoço é sagrada. Se deixar, 11:45 eu já estou no restaurante de garfo e faca em mãos.

Parem e percebam nas redes próximas, quais amigos que têm hábitos de alimentação assim. Rotinas tão cheias que não permitem parar algumas dezenas de minutos para comer e descompressar por um tempinho. Nada de duas horas, estou falando de 20, 30 minutos. Eu tenho vários amigos que vivem esse dilema.

Notem que, geralmente, essas pessoas não têm uma rotina de alta performance. Elas se debatem em inúmeros compromissos e estão sempre à beira de um colapso, reclamando sobre o acúmulo de funções, de como estão drenadas e tornam-se profissionais instáveis.

Se você não consegue parar no horário adequado para respirar, ingerir alimentos de forma tranquila, é melhor parar tudo e revisar as prioridades.

Se alimentar bem durante o dia de trabalho é fundamental para uma rotina que funcione e que conspire a favor, não contra você.

Me ajuda: vem dar mais dicas aqui embaixo

Eu vou adorar aprender outros modelos de organização que podem me ajudar a trabalhar ainda melhor. Ferramentas, aplicativos, linhas de raciocínio, hábitos e modelos que possam ajudar pessoas a terem um dia a dia ainda mais assertivo.

Conta da sua rotina aqui nos comentários e vamos bater um papo. 


publicado em 20 de Outubro de 2016, 00:00
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Felipe Ramos

Um realizador nato, de coração sem tamanho. Transformar pedra em banquetes é a especialidade desse MacGyver gaúcho. Notório por seu apetite festeiro, nunca recuse quando for convidado a uma de suas frequentes celebrações e aventuras. O imprevisível é seu prato favorito. No Twitter, @felipemktg.


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