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O livro Getting Things Done, que no Brasil ganhou as traduções de “Produtividade Pessoal” e mais recentemente “A Arte de Fazer Acontecer” acaba de mudar a forma como organizo as coisas em minha vida.

Longe de ser um livro de auto-ajuda, a obra de David Allen traz na verdade uma eficiente metodologia de organização pessoal com o objetivo de:

• Fazer você trabalhar menos tempo
• Fazer você trabalhar mais produtivamente
• Liberar sua mente para pensar em coisas criativas
• Ter controle sobre tudo o que você tem a fazer

Embora seja tratado por alguns como revolucionários, os ensinamentos de David Allen na verdade são apenas uma metodologia clara para as pessoas aprenderem a lidar melhor com seus afazeres. Todos nós lidamos com eles todos os dias, mas fazemos isso muito mais intuitivamente do que organizadamente. O segredo da metodologia GTD está apenas em organizar a forma como processamos e executamos essas informações.

O conceito-chave do método de Allen é que a produtividade das pessoas é proporcional à capacidade de deixar o trabalho fluir. A idéia é mantenha o foco nos resultados ad infinitum e sempre executar a ação mais imediata da atividade mais importante. Esse conceito obviamente é muito mais destrinchado no livro, indispensável mesmo com as diversas informações disponíveis na web sobre a metodologia.

A metodologia orienta a retirar tudo das nossas cabeças, colocando as pendências que temos em um sistema confiável, que seja revisado periodicamente. Com a mente livre de lembrar de tudo o que temos a fazer, aumenta o espaço disponível para a criatividade e a solução dos problemas.

O fluxograma da metodologia

Essas são as cinco macro-etapas do Getting Things Done:

• Coletar
• Processar
• Organizar
• Revisar
• Executar

Primeiro devemos coletar – física e mentalmente – todas as pendências que temos, todas mesmo. Depois que estiverem todas reunidas em um sistema confiável e fora de sua cabeça, deve-se processá-las e organizá-las uma a uma, perguntando-se o que é, se é passível de ação (se não for arquiva-se), e qual encaminhamento deve ser dado (fazer na hora, delegar, adiar ou pôr no calendário).

O último ato é executar, perguntando-se sempre qual o primeiro passo em termos de movimento físico que deve ser feito para que aquela pendência deixe de ser uma pendência.

Meus primeiros resultados

Peguei o livro emprestado com o Diogo Lopes, do UserSide, que faz comigo a pós-graduação em Planejamento Gestão e Marketing Digital (na verdade, comprei o segundo livro de David Allen chamado “Gerencie sua mente, não seu tempo – 52 princípios do código da produtividade” e troquei com ele).

Li as 206 páginas em uma semana e, à medida em que ia lendo, fui colocando em prática as técnicas ensinadas no livro. Daqui a algumas semanas vou destrocar o livro e ler o segundo, para ver se realmente vale a pena ou se só estamos botando mais dinheiro no bolso do Allen (embora os livros sejam baratinhos).

Há que se frisar que sempre fui uma pessoa organizada e até certo ponto metódica e, mesmo assim, me surpreendi com a quantidade de tralha inútil que eu guardava fisicamente e com a quantidade de pendências que estavam somente na minha cabeça, não anotada em lugar nenhum.

O primeiro passo, a organização física, não foi tão revolucionária quanto algumas que já postaram por aí. Apenas comprei alguns materiais de escritório que não havia na minha estação de trabalho em casa e dei uma limpada geral em papéis antigos e sem utilidade.

Escolhi o Remember The Milk como sistema para organizar as pendências, já que papel não é a minha praia. Já tinha experiência com o Remember e as outras ferramentas que olhei não me pareceram tão boas. Só a minha vontade de comprar um PDA foi que cresceu exponencialmente, até já escolhi o modelo.

Com poucos dias de prática, os itens começaram realmente a fluir, inclusive pendências que estavam largadas há muito tempo foram cumpridas. Em breve devo voltar a esse assunto no blog, por enquanto seguem alguns links para quem quiser saber mais sobre GTD:

• Site oficial da empresa de David Allen
• Definição da metodologia na Wikipedia (em inglês)
• 43 Folders, blog gringo sobre produtividade pessoal
• Blog brasileiro sobre GTD
• Post do Efetividade.net sobre a metodologia
• Grupo de discussão brasileiro sobre a metodologia

Walmar Andrade é nosso autor convidado e autor do blog Fator W, no qual esse texto foi originalmente publicado.